19 May La etiqueta en las videoconferencias

Nada puede sustituir a los buenos modales, y estoy hablando en todas las circunstancias: en lo familiar, en lo social y en lo laboral.  La etiqueta es un ingrediente básico para facilitar y armonizar nuestras interacciones diarias, y más que nunca las reuniones de trabajo.

Existen algunas viejas pautas para una buena etiqueta en las reuniones: llegar a tiempo, mantener el contacto visual, prestar atención, no interrumpir, preparar el tema a tratar. Estos mismos principios son aplicables a las videoconferencias, hoy tan frecuentes e indispensables.

La situación actual (no pienso describirla porque me deprimo) nos ha llevado a mantener contacto profesional a través de videoconferencias en las que llegan a participar de dos hasta decenas de personas. Para ello se cuenta con múltiples plataformas de comunicación, como Zoom, Skype, Google Meet, Webex, Microsoft Teams. y hasta whatsapp.

Hay quienes ya están familiarizados con estos formatos, sin embargo, hay muchos que los están utilizando por primera ocasión o con mayor frecuencia, lo que impone no solamente desafíos técnicos, sino también de organización.

Si eres de los que se está iniciando en este terreno, te recomendamos que pidas ayuda a aquellas personas que ya cuentan con mayor experiencia en el uso de herramientas de videoconferencia, o que busques algún tutorial en la web. Conocer el funcionamiento de la plataforma a utilizar te ahorrará mucho tiempo, disgustos y claro, también críticas.

Vamos con algunos consejos para lograr que una videoconferencia resulte no solo útil y productiva, sino también agradable y de buen gusto.

1. Aspecto personal. Ten en cuenta que se va a ver tu cara de manera permanente en la pantalla. Si bien el encierro nos lleva a preferir ropa cómoda, esto no es sinónimo de aparecer hecho un desastre. Debes mostrarte presentable, como si estuvieras en tu oficina y si optas por pantalones cortos o pijama, por favor, no te pongas de pie.
2. Recursos técnicos. Comprueba la velocidad de internet, pues esto será determinante para la calidad de la señal, sobre todo del video. Comprueba que el micrófono y la cámara funcionan correctamente, que están encendidos para garantizar que todos los asistentes puedan escucharte y verte cuando hables.
3. Mantén el micrófono silenciado mientras no tomes la palabra, esto evitará que se produzcan ruidos molestos en la señal de audio y que se filtren situaciones indeseables (por ejemplo, los ladridos de tu perro). Si observas que alguien en la reunión está hablando, pero su micrófono está silenciado, puedes advertírselo por voz o a través de los sistemas de mensajes que tienen casi todas estas plataformas.
4. Desarrolla un ambiente agradable. Organiza un entorno limpio, evitando distractores como un escritorio desordenado o decoraciones exageradas, esto reduce la posibilidad de que los asistentes se distraigan, debe de ser un área tranquila con un mínimo ruido y movimiento. Algunas plataformas cuentan con una función de fondo virtual, o de fondo difuminado, una manera fácil de eliminar las distracciones.
5. Desarrolla una agenda previa. Como cualquier otra reunión presencial, contar con una agenda la hace más ágil y define la función de cada participante.
6. Prepárate la reunión. Respeta la agenda, estudia los temas a tratar y organiza las relaciones entre los asistentes. Esto permite que la conferencia se mantenga en tiempo y forma y resulte más productiva.
7. Contar con un moderador y/o anfitrión. Alguien tiene que conducir la reunión, ya sea el propio anfitrión o alguien previamente asignado. La regla general si eres el anfitrión: espera que todos los demás hayan abandonado la reunión antes de colgar, para que los asistentes puedan irse a su propio ritmo y recibir las últimas palabras antes de desconectarse.
8. Presenta a todos los asistentes. Al igual que una reunión presencial o un evento social, no se inicia una conversación sin antes presentar a los participantes. La misma práctica se aplica a una reunión virtual, esto ayuda a crear un ambiente acogedor y estimular el compromiso.
9. Elimina las distracciones. Las notificaciones de aplicaciones de mensajería, tonos de llamada y aplicaciones que se ejecutan en el escritorio del ordenador pueden distraer, lo que puede hacer que sus asistentes se sientan desconsiderados. Minimizar estas distracciones ayuda a mantener la reunión enfocada y libre de interrupciones. También conviene que adviertas en tu entorno que vas a iniciar una videoconferencia, para evitar las interrupciones de los niños.
10. Mira a la cámara cuando hables. Si no miras la pantalla mientras hablas, parecerá que tu atención está en otra parte. El contacto visual directo con la cámara da a los asistentes la impresión de que los estás mirando, lo que crea un ambiente en el que todos se sienten involucrados y presentes en la conversación. Asegúrate de colocar tu cámara web y monitor a la altura de los ojos para conseguir esa conexión cara a cara.

Todo esto te ayudará a que las reuniones virtuales funciones y obtengan los resultados deseados. Practicar una buena etiqueta en las videoconferencias es fundamental para garantizar que tus encuentros sean profesionales, eficientes y valiosos.